Si vous êtes comme moi, vous communiquez sans doute beaucoup par mail avec vos clients et prospects. Mais comment s’assurer que vos mails véhiculent une image professionnelle ? Voici quelques trucs et astuces !
Question à se poser avant d’envoyer un mail :
Est-ce réellement nécessaire d’envoyer un mail ou dois-je privilégier un autre moyen de communication (un RDV, un appel téléphonique) ? La réponse dépendra des enjeux et des circonstances. Par exemple, si vous avez besoin d’une réponse immédiate, si vous avez besoin de “lire entre les lignes”, s’il s’agit d’une négociation ou si la confidentialité est un souci, optez plutôt pour le téléphone ou un RDV.
Voici quelques bonnes pratiques pour la gestion de vos communications par mail :
- Si vous avez de multiples adresses, vérifier tous vos comptes regulièrement (la société qui propose une adresse comme “serviceclient@societe.fr” et qui met 15 jours à répondre parce que personne ne s’occupe de vérifier la boîte mail, cela laisse à désirer !)
- Evitez les majuscules (l’équivalent de “crier” dans un mail)
- Si vous répondez aux questions de votre interlocuteur, démarquer vos réponses dans une couleur différente ou en utilisant des flèches, par exemple (“Quel est votre délai ? ====> Je pourrai vous livrer le document mardi prochain”)
- Evitez le sarcasme, le deuxième degré (cela passe mal par mail, et encore moins dans notre métier où on travaille très souvent avec des personnes d’autres nationalités et cultures)
- Vous êtes énervé ? Ne répondez pas tout de suite (voire pas du tout)
- Utilisez les accusés de réception uniquement lorsque c’est vraiment nécessaire
- Formulez un objet clair pour chaque mail (au lieu de “Traduction” pourquoi pas “Livraison traduction notice grille pain” ou “Questions termino traduction notice grille pain” ou encore “Réponse demandée : termino traduction notice grille pain”)
- Si vous n’avez rien à dire, ne répondez pas…chaque mail reçu ne nécessite pas forcément une réponse
- Insérez une signature au pied de chaque mail (la signature doit être complète mais sobre et “pro”…je limite la mienne à mes coordonnées et parfois une ligne de “news” avec un lien, par exemple)
- Si vous êtes absent, programmez une réponse automatique
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merci pour ce billet très pertinent,
éventuellement (pour ceux comme moi
) :
-Passer le correcteur orthographique
(surtout pour les coquilles et autres lettres inversées dans les mots)
Aaaah, que de bons conseils ! Qui coulent de source pour moi, mais si tout le monde les suivait, nos boîtes mail seraient un vrai paradis ! Y’a des gens à qui on a envie d’envoyer ton billet ;o)
Je mettrais juste un bémol au point 9 : j’insère ma signature uniquement pour le premier message de chaque échange. Quand ensuite on se répond en gardant l’historique de la conversation en bas de page, je trouve que rajouter sa signature à chaque échange surcharge inutilement. A fortiori quand ladite signature comporte une image attachée en pièce jointe…
@fredc – of course, toujours vérifier l’orthographe !
@Sophie, également très judicieux…quand on a un chaîne de questions-réponses, tout faire pour alléger les échanges (ne pas inclure l’intégralité de l’historique — y compris les signatures). Supprimer et “nettoyer” au fur et mesure. Concernant les images, un point important – ne jamais mettre une image (logo, etc.) en PJ dans votre signature (ce ne sera visible pour tout le monde). Il vaut mieux “garer” les images quelque part sur un serveur et utiliser une signature HTML (cela a plus de chance de s’afficher correctement chez plus de monde…).
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